’Help, mijn scherm doet raar!’
Kunt u ook zo vol bewondering kijken naar ondernemers die het ene bedrijf na het andere van de grond tillen? Wij wel. Wat iemand als Elon Musk bijvoorbeeld in zijn jonge leven al voor elkaar heeft gekregen, is ronduit indrukwekkend. Bij MCC vinden we wat minder veranderingen eigenlijk wel prettig en dat geldt al helemaal voor veel softwaregebruikers in organisaties. Voor hen kan een nieuwe Windows-versie al voor psychische jeuk zorgen. Daar houden we bij MCC bewust rekening mee.
Gewoontedieren
Die aversie tegen veranderingen is een schril contrast met consultants die doorgaans juist staan te trappelen van ongeduld om met nieuwe software releases of ingrijpende updates aan de slag te gaan. Wij snappen de gebruikers echter wel want heel eerlijk gezegd zijn wij zo nu en dan ook gewoontedieren. Als wij bijvoorbeeld bij een applicatie ineens op een ander scherm getrakteerd worden, kiezen we ook al snel voor de optie om nog een tijdje van de oude weergave gebruik te maken. Herkenbaar? Bij gebruikersadoptie, want daar hebben we het in feite over, kun je gebruikers volgens een veelgebruikte marketingclassificatie indelen in innovators, early adopters, early & late majority en laggards.
‘Overvallen’
Over de eerste groep, zeg maar de Musks of Zuckerbergs onder ons, maken we ons doorgaans geen zorgen. De acceptatie- of innovatiebereidheid ligt daar namelijk erg hoog. Hoe verder we door genoemde classificatie lopen, hoe trager de acceptatie verloopt. En dat is natuurlijk zonde wanneer je als directie of IT-manager het nodige in bepaalde software hebt geïnvesteerd. Je loopt immers niet alleen het risico dat veel gebruikers helemaal niet overgaan maar ook dat bepaalde efficiënte functionaliteiten onbenut blijven. Door hen niet totaal te ‘overvallen’ met veranderingen wordt veel leed voorkomen.
Instructie vooraf
Daarom dringen wij er bij directies en IT-verantwoordelijken tijdig op aan om voorafgaand aan de implementatie instructies aan gebruikers te geven, en dus niet achteraf. Ook kunnen we een ‘proeftuin’ creëren waarin uitgebreid geoefend en getest kan worden. Daarna kunnen zaken verder verfijnd worden. Daarbij richten we ieders aandacht eerst op de basisfunctionaliteit en pas later op de meer gespecialiseerde features. Door bovendien de noodzaak van verandering uit te leggen, kunnen gebruikers zelfs meehelpen slimme oplossingen te bedenken om van die verandering een (nog groter) succes te maken.
Op die manier hebben we onlangs de IT bij een cateringbedrijf in de cloud gezet en de hele documentendistributie in SharePoint ondergebracht. Dat plant veel makkelijker en maakt het meenemen van allerlei lijsten naar klanten overbodig. De overstap verliep heel soepel en dat was zonder goede voorbereiding nooit gelukt. Door ten slotte het tempo aan de gebruikers aan te passen, blijven oude symptomen als jeuk, allergie of uitslag gewoon achterwege.